Die Organisation von Seminaren und Weiterbildungen bringt viele Aufgaben mit sich – doch richtig knifflig wird es oft erst am Ende: bei der Abrechnung. Unterschiedliche Preise, individuelle Leistungen, mehrere Rechnungskontakte – und bitte alles fehlerfrei und übersichtlich. Klingt nach Stress? Nicht mit ANTRAGO smart! Die smarte Lösung räumt auf mit dem Abrechnungschaos und bringt Struktur in die Zahlenwelt.
Mit ANTRAGO smart behalten Sie jederzeit den Überblick über alle abrechnungsrelevanten Daten Ihrer Veranstaltungen. Direkt aus der Teilnehmendenverwaltung können Sie mit wenigen Klicks Rechnungen erstellen – für einzelne Teilnehmenden oder ganze Gruppen. Sie entscheiden, ob Sie eine Testrechnung zur Kontrolle generieren oder direkt die finale Rechnung als E-Mail verschicken möchten. Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt Ihnen auch die Sicherheit, dass alles seine Richtigkeit hat.
Lesen Sie weiter und entdecken Sie, wie ANTRAGO smart Ihre Abläufe nicht nur einfacher, sondern smarter macht.
Von der Teilnahmeleistung zur fertigen Rechnung: Ihr kompletter Workflow
Die Abrechnung mit ANTRAGO smart ist so einfach wie effizient: Nachdem Sie alle relevanten Einstellungen vorgenommen haben, können Sie Ihre erbrachten Leistungen direkt dem passenden Debitor – also den Empfangspersonen der Rechnung – zuordnen. Die Software greift dabei auf hinterlegte Leistungsgruppen, Preiskategorien und Teilnahme- oder Veranstaltungsleistungen zurück. Das Ergebnis: Jede Rechnung ist nicht nur korrekt, sondern auch nachvollziehbar und individuell anpassbar. Damit sparen Sie wertvolle Zeit bei der Nachverfolgung und können sich sicher sein, dass keine Leistung verloren geht.
Ein besonderes Highlight:
ANTRAGO smart prüft automatisch, ob eine Rechnungsverknüpfung – zum Beispiel zu einer Firma – hinterlegt ist. Fehlt diese, wird die Rechnung automatisch an die Teilnehmerin oder den Teilnehmer adressiert. So vermeiden Sie Fehlerquellen und stellen sicher, dass jede Rechnung dort ankommt, wo sie hingehört.
Preiskategorien festlegen
Mit ANTRAGO smart legen Sie im Handumdrehen individuelle Preiskategorien für Ihre Veranstaltungen fest. Egal ob Normalpreis, Großkundenrabatt oder Frühbuchungsvorteil – Sie bestimmen, zu welchen Konditionen abgerechnet wird. So können Sie beispielsweise für unterschiedliche Zielgruppen oder Buchungszeiträume automatisch die passenden Preise anwenden und behalten stets den Überblick über alle Preisstrukturen.
Leistungsgruppen verwalten
Mit dem flexiblen System von ANTRAGO smart ordnen Sie Ihre Angebote übersichtlich in sogenannte Leistungsgruppen ein. Ob Seminargebühr, Materialkosten oder Verpflegungspauschale – jede Leistung findet ihren Platz. Diese Struktur erleichtert Ihnen nicht nur die spätere Abrechnung, sondern hilft auch dabei, Ihre Angebote transparent zu gestalten und auf Knopfdruck auszuwerten.
Abrechnungsleistungen verwalten
Sie möchten genau festlegen, welche Leistungen abgerechnet werden sollen? Kein Problem: In ANTRAGO smart definieren Sie Abrechnungsleistungen individuell nach Ihrem Bedarf.
Veranstaltungsleistungen: Hinzufügen, bearbeiten und löschen
Mit ANTRAGO smart fügen Sie neue Veranstaltungsleistungen ganz einfach hinzu, passen bestehende an oder entfernen nicht mehr benötigte Positionen. Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, Ihr Angebot jederzeit aktuell zu halten und auf individuelle Wünsche Ihrer Kunden einzugehen. Egal ob Zusatzmodule, optionale Workshops oder besondere Serviceleistungen – alles lässt sich übersichtlich verwalten und abrechnen.
Teilnahmeleistungen: Hinzufügen, bearbeiten und löschen
Auch einzelne Teilnahmeleistungen können Sie unkompliziert verwalten. So erfassen Sie zum Beispiel Sonderwünsche einzelner Teilnehmenden oder zusätzliche Leistungen wie Übernachtungen oder Verpflegung. Änderungen sind jederzeit möglich.
▶️ Was ist der Unterschied zwischen Abrechnungsleistungen, Veranstaltungsleistungen und Teilnahmeleistungen?
Hier geht es zum Artikel.
Rechnungen erstellen
Mit wenigen Klicks erstellen Sie in ANTRAGO smart professionelle Rechnungen für Ihre Veranstaltungen. Die Software übernimmt automatisch alle relevanten Daten aus der Teilnehmendenverwaltung sowie den hinterlegten Leistungen und Preiskategorien. So vermeiden Sie Fehlerquellen und stellen sicher, dass jede Rechnung korrekt und vollständig ist. Auf Wunsch können Rechnungen direkt als E-Mail versendet werden – das spart Zeit und Papier.
☑️ Gut zu wissen: ANTRAGO smart erkennt automatisch, für welche Personen bereits eine Rechnung vorliegt, und erstellt nur noch die fehlenden Dokumente. So vermeiden Sie doppelte Abrechnungen oder erhöhten Pflegeaufwand.
Sie möchten vorab prüfen, wie eine Rechnung aussehen würde? Mit der Testrechnungsfunktion von ANTRAGO smart kein Problem! Erstellen Sie unverbindliche Proberechnungen, um alle Angaben zu kontrollieren, bevor Sie die finale Rechnung versenden. Das gibt Ihnen Sicherheit und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation mit Ihren Kunden.
💡Besonders komfortabel: In ANTRAGO smart können Sie Ihre eigene Rechnungsvorlage hochladen, welche Sie ganz einfach eigenständig konfigurieren und genau auf Ihr Corporate Design zuschneiden können.
Stornorechnung erstellen
Auch Stornierungen lassen sich mit ANTRAGO smart ganz einfach abbilden: Haben Sie sich einmal vertan oder muss eine Buchung rückgängig gemacht werden, erstellen Sie mit wenigen Klicks eine Stornorechnung. Diese wird ebenfalls direkt per E-Mail verschickt und übersichtlich im System dokumentiert. So sind alle Vorgänge transparent nachvollziehbar – ideal für Ihre interne Kontrolle oder Rückfragen von Teilnehmenden und Unternehmen.
Alle Rechnungen und Stornorechnungen werden im Aktivitätenmanagement hinterlegt. Das bedeutet: Sie können jederzeit nachvollziehen, wann welche Rechnung erstellt oder storniert wurde. Und falls Sie eine Rechnung noch einmal benötigen, laden Sie das Dokument einfach erneut herunter – ganz ohne langes Suchen.
Fazit
Mit diesen Funktionen nimmt Ihnen ANTRAGO smart nicht nur jede Menge Arbeit ab, sondern sorgt auch für mehr Transparenz und Sicherheit im gesamten Abrechnungsprozess. Sie gewinnen wertvolle Zeit für das, was wirklich zählt: Ihre Teilnehmenden und die Qualität Ihrer Bildungsangebote.
Wie viel entspannter könnte Ihr Arbeitsalltag sein, wenn die Abrechnung endlich einfach, digital und fehlerfrei läuft? Entdecken Sie jetzt, wie ANTRAGO smart Ihre Prozesse revolutioniert!