Wer Seminare organisiert, kennt das Spiel: Anmeldungen kommen rein, Rückfragen häufen sich, Dozierende wollen koordiniert und Teilnehmende informiert werden – und das alles bitte übersichtlich, effizient und am besten auf einen Blick.
Genau hier kommt ANTRAGO smart ins Spiel: Mit dem cleveren Feature „Aktivitäten“ behalten Sie nicht nur den Überblick – Sie sind Ihren Prozessen sogar einen Schritt voraus. Ob es Rückfragen von Teilnehmenden gab, ein Zertifikat verschickt wurde oder eine Rechnung versendet wurde: Aktivitäten dokumentieren alle Interaktionen. Strukturiert und jederzeit nachvollziehbar.
Das bedeutet für Sie:
✔ Kein Suchen mehr nach E-Mails
✔ Keine vergessenen To-dos
✔ Kein Informationsverlust im Team
Lesen Sie weiter und entdecken Sie, wie ANTRAGO smart Ihre Abläufe nicht nur einfacher, sondern smarter macht.
Was genau steckt hinter den Aktivitäten und wie holen Sie das Maximum für Ihre Seminarverwaltung heraus?
Aktivitäten in ANTRAGO smart sind im Wesentlichen eine Möglichkeit, eine Kontakthistorie zu verwalten und zu dokumentieren. Sie ermöglichen es Nutzenden, alle relevanten Informationen und Interaktionen zu einer Person, einem Unternehmen oder einer Veranstaltung an einem zentralen Ort zu speichern. Dies umfasst beispielsweise Anmeldebestätigungen, Teilnahmedokumente oder allgemeine Kommunikationsnotizen.
Einsatzmöglichkeiten von Aktivitäten
Veranstaltungsmanagement: Aktivitäten können genutzt werden, um alle relevanten Informationen zu einer Veranstaltung zu dokumentieren. Dazu gehören Anschreiben, Telefonate, Rechnungen, Zertifikate und Angebote von Dienstleistungsunternehmen. Auch Unterlagen von Dozierenden, wie Präsentationen, können hier hinterlegt werden.
Allgemeine Kommunikation: Aktivitäten bieten die Möglichkeit, allgemeine Kommunikationsvorgänge zu dokumentieren. Dies kann Anrufe, E-Mails oder persönliche Gespräche umfassen. Nutzende können Notizen hinzufügen, um den Kontext der Kommunikation festzuhalten.
Vorteile der Nutzung von Aktivitäten
- Zentralisierte Informationen: Alle relevanten Informationen sind an einem Ort gebündelt, was die Effizienz steigert und die Suche nach spezifischen Daten erleichtert.
- Verbesserte Kommunikation: Durch die Dokumentation aller Interaktionen wird die interne Kommunikation verbessert und Missverständnisse werden vermieden.
- Nachvollziehbarkeit: Jede Aktivität wird chronologisch erfasst, was eine lückenlose Nachverfolgung ermöglicht.
Beispiele für Aktivitäten
In ANTRAGO smart können Sie eine Vielzahl von Aktivitäten hinterlegen, die sich auf Personen, Firmen, Veranstaltungen und Teilnehmende beziehen. Hier sind einige Beispiele für spezifische Aktivitäten, die Sie erfassen können:
Aktivitäten für Personen
• Ausgehende und eingehende E-Mails
• Ausgehende und eingehende Telefonate
• Ausgestellte Zertifikate
• (Dozierenden-)Verträge
• Dokumente zu Veranstaltungen
• Druck und Versand von Rechnungen
Aktivitäten für Firmen
• Ausgehende und eingehende E-Mails
• Ausgehende und eingehende Telefonate
• Abrechnungen
• Bewerbermanagement
• Angebote
Aktivitäten für Veranstaltungen
• Anschreiben
• Telefonate
• Rechnungen
• Zertifikate
• Angebote von Dienstleistungsunternehmen
• Unterlagen von Dozierenden
Diese Aktivitäten können mit umfangreichen Informationen wie Vorgangsart, Aktionsart, Status, Datum, Uhrzeit und Inhaltsangaben in einem Freitextfeld versehen werden.
Fazit
Aktivitäten in ANTRAGO smart sind weit mehr als nur ein nettes Feature– sie sind das Herzstück eines modernen, effizienten Arbeitsalltags. Sie schaffen Struktur, Transparenz und ermöglichen es, alle wichtigen Informationen und Vorgänge an einem Ort zu bündeln. Ob im Team oder im direkten Kontakt mit Teilnehmenden – durch ihre flexible Einsetzbarkeit und die intuitive Handhabung machen sie den Unterschied. Wer seine Organisation zukunftsfähig aufstellen will, kommt an diesem smarten Helfer nicht vorbei.